4 lý do phải tổng duyệt trước khi chạy sự kiện

Để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, bước tổng duyệt sự kiện là một trong những bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Buổi tổng duyệt càng kỹ lưỡng thì sự kiện diễn ra càng suôn sẻ và giảm thiểu các rủi ro, giúp khách hàng tín nhiệm cao hơn và tiếp tục hợp tác cho những lần sau.

Sau đây là 4 lý do cần phải tổng duyệt trước khi chạy sự kiện mà bạn có thể tham khảo:

1. Giúp cả ekip nắm rõ được kịch bản chương trình và nhiệm vụ của mình

Đây là một cơ hội giúp cả ekip ghi nhớ kịch bản chương trình và nắm được nhiệm vụ của mình trong từng phần. Cũng giống như khi bạn đi học, việc thực hành giúp chúng ta hiểu và ghi nhớ bài học sâu sắc hơn. Khi đi chạy sự kiện cũng vậy, việc tổng duyệt một lượt giúp cả ekip có thể dễ dàng hình dung và phối hợp với nhau hơn trong quá trình làm việc.

2. Phát hiện các thiếu sót và điều chỉnh kịp thời

Để tổ chức một sự kiện các thành viên trong ban tổ chức đã phải ôm đồm chồng chất các đầu việc nên đôi khi các sai sót xảy ra bất ngờ như thiếu đạo cụ hay nhầm lẫn kịch bản là tình trạng rất khó tránh dù đã lập checklist kỹ càng. Chính vì vậy, việc tổng duyệt chương trình là để đảm bảo các đầu việc đều đã được chuẩn bị và nếu có chỗ nào chưa hợp lý thì cũng có đủ thời gian để khắc phục.

 3. Bộ phận kỹ thuật điều chỉnh lại hệ thống âm thanh – ánh sáng – hình ảnh

Việc tổng duyệt các hiệu ứng âm thanh, ánh sáng và hình ảnh chiếu trên màn hình LED là điều vô cùng cần thiết trước khi một sự kiện diễn ra bởi hầu hết các tiết mục đều cần phát nhạc và trình chiếu hình ảnh nhằm mục đích tạo không khí sôi động, hấp dẫn cho event. Vậy nên, tất cả đều cần được chạy thử từ đầu đến cuối để kịp thời điều chỉnh nếu có sai sót tránh các tình trạng nhầm file nhạc, lẫn lộn thứ tự trình chiếu hay thiết bị gặp vấn đề.

4. MC và nghệ sĩ làm quen sân khấu

Tổng duyệt còn là thời gian để MC và nghệ sĩ làm quen với sân khấu. MC cần tập dượt để điều chỉnh âm lượng mic, tính toán vị trí đứng, lối đi lên sân khấu và lối đi xuống phía khán giả nếu cần tương tác. Bên cạnh đó, các nghệ sĩ cần tổng duyệt để kiểm tra hiệu ứng âm thanh ánh sáng, đồng thời điều chỉnh vị trí đứng sao cho phù hợp nhất với sân khấu.

Vậy nên, mục đích cuối cùng của việc tổng duyệt là hạn chế rủi ro và giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Do đó, doanh nghiệp không nên tiết kiệm chi phí của hoạt động này để khiến sự kiện gặp nhiều rủi ro không đáng có.